3 Pasos para guiar a su empresa en la implementación de un asistente virtual inteligente

3 Pasos para guiar a su empresa en la implementación de un asistente virtual inteligente

Está decidido: ¡vas a implementar un asistente virtual! Este asistente virtual será fundamental para cambiar la forma en que interactúas con los clientes. Pero para ser eficaz, debe ser aceptado por todo su personal, al mismo tiempo que debe cumplir sus objetivos tanto estratégicos como comerciales. Para que esto suceda, no es un secreto que va a tener que guiar y apoyar a sus equipos durante todo el proceso de implementación. Para inspirarte, aquí están nuestras tres mejores prácticas.

1. Hacer que el asistente virtual sea una verdadera misión de la compañía

Olvídese del aspecto técnico: si ha elegido el proveedor adecuado y la tecnología adecuada, todo funcionará como un reloj. Por otro lado, conseguir que sus equipos se impliquen por completo es un asunto que deberá abordar personalmente. Después de todo, un buen asistente virtual es el resultado del trabajo en equipo.

La clave es asegurarse de que el asistente virtual se perciba como la encarnación de la transformación digital de su empresa. Debe obtener el apoyo de todo su personal, en todos los niveles y en todos los departamentos. Ese es el camino exacto que debe tomar su proyecto de asistente virtual para ser:

  • Utilizado por cada departamento
  • Apoyado por cada gerente
  • Disponible internamente (para el personal), externamente para clientes futuros y actuales
  • Accesible para usuarios finales
  • Fácil de asimilar (a través de demostraciones, sesiones de entrenamiento, etc.)

En otras palabras, la implementación de su asistente virtual debe tomar la forma de una verdadera misión de colaboración de toda la compañía que involucre a cada equipo, y debe estar respaldada por un plan bien definido para una gestión de cambio efectiva.

2. Gestionar la transición de manera efectiva

La gestión del cambio es uno de los criterios más importantes para el éxito de su proyecto de asistente virtual. Un asistente virtual solo es efectivo si todos lo usan. Entonces, la pregunta que debes hacerte es: ¿cómo puedes gestionar la transición de tal manera que los usuarios estén ansiosos por usar esta nueva herramienta y así obtener resultados?

Tres niveles en los cuales el cambio debe ser guiado y apoyado

  • El equipo del proyecto debe implicarse  por completo en su chatbot. Juegan un doble papel, asegurando la configuración correcta de la herramienta (bajo la dirección del Administrador de Chatbot) y vendiendo al resto del personal sobre las ventajas del asistente virtual. Para hacer esto, el equipo del proyecto debe retratar una imagen positiva y destacar las ventajas del bot.
  • El agente conversacional debe ser adoptado por todo el personal, empezando por aquellos que se verán afectados primero (marketing y comunicaciones, servicio al cliente, departamento de compras, logística, etc.). Para que todo funcione sin problemas, sus objetivos a largo plazo deben estar claramente establecidos, así como también la forma en que su bot se encontrará con ellos.
  • Los usuarios finales deben participar también en el proyecto. Este es el verdadero desafío, ya que implica modificar hábitos profundamente arraigados y tranquilizar a las personas que a menudo se sienten muy incómodas con cualquier tipo de cambio. Independientemente de los usuarios, la gestión del cambio se logra a través de la implementación de un plan de acción preciso, combinando enseñanza, capacitación y promoción.

3. Involucre a su personal a través de un plan de acción

Para garantizar la máxima participación de su personal, debe implementar acciones de comunicación en cada etapa de implementación.

  • Antes: sensibilizando a los empleados y al usuario final acerca de la utilidad de su bot. ¡Despierte su interés y despierta su curiosidad!
  • Durante: ayudando a los usuarios a aclimatarse al asistente virtual. Muéstreles exactamente cómo funciona y hasta qué punto puede generar tráfico, responder preguntas, orientar y apoyar a los visitantes, etc.
  • Después: ofreciendo comentarios para mostrar los resultados obtenidos por el asistente virtual y demostrar su evolución.

La integración del asistente virtual en la experiencia de usuario debe ocurrir naturalmente, pero debería ser inevitable utilizarlo para los usuarios. Si desea que tenga un impacto significativo en su negocio, debe asegurarse de que la gente lo use. En Toshiba France y Toshiba Europe, el asistente virtual se ha convertido en un paso obligatorio para los usuarios, que deben interactuar con él antes de llegar a la línea directa.

Estas tres mejores prácticas son hitos indispensables en su proyecto de implantación de un nuevo asistente virtual. Al adoptar el método de administración de cambios adecuado, se asegurará de que su asistente virtual encabece la transformación digital de su empresa. Y al incorporarlo de forma natural en el viaje del cliente, se asegurará de que la experiencia del usuario y el ROI del asistente virtual estén en perfecta armonía. Para que esto suceda, puede confiar en los servicios expertos de serem. ¡Te guiaremos y apoyaremos en cada paso del camino para asegurarte de que tu asistente virtual sea usado efectivamente por todos!

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